બિનજરૂરી કોર્પોરેટ/ ઇનહાઉસ મિટિંગઃ સમય અને નાણની બરબાદી જ છે...

સમયની સાથે સાથે આવી મિટિંગ્સ પાછળ વર્ષે દહાડે રૂ. 810 કરોડની બરબાદી : ચોંકાવનારો અહેવાલ

આવી બેઠકો એક સપ્તાહમાં 18 કલાક ખાઇ જાય છે
14 ટકા કર્મચારીઓ બહાનું કાઢીને ગેરહાજર રહેતાં હોય છે
31 ટકા કર્મચારીઓ અધવચ્ચે મિટિંગ છોડી જતાં હોય છે
એવરેજ 80 ટકા મહિલા કર્માચારીઓ આવી મિટિંગ્સ ટાળે છે
75 ટકા મિટિંગ્સમાં લેવાયેલા નિર્ણયોનો અમલ રહી જાય છે
ભારતમાં 83 ટકા કર્મચારીઓ આવી મિટિંગનો વિરોધ કરે છે
7 ટકા કર્મચારીઓ મિટિંગમાં હાજર પરંતુ ધ્યાન બીજે હોય છે
બિલાડીના ગળે ઘંટ કોણ બાંધે તે ન્યાયે કર્મચારીઓ ચૂપચાપ ઉપરી અધિકારીઓ અને બોસની બડાઇઓ સહન કર્યે રાખે છે.
મોટાભાગે તેઓ પોતાની સિદ્ધિઓ અને કર્મચારીઓની નિષ્ફળતાઓના ગાણાં ગાય છે.
ઘણી કંપનીઓએ આને ધ્યાનમાં રાખીને મિટિંગ્સના સમય અને સંખ્યામાં નોંધપાત્ર કાપ મૂક્યો

મહેશ ત્રિવેદીઃ પશ્ચિમી દેશોમાં શરૂ થયેલા કોર્પોરેટ મિટિંગ કલ્ચરનું આંધળુ અનુકરણ કરતી કંપનીઓ માટે લાલબત્તી સમાન સત્ય એવું સામે આવ્યું છે કે, મોટાભાગના ખાસ કરીને મહિલા કર્મચારીઓ એવું માની રહ્યા છે કે, આ પ્રકારની વધુ પડતી સંખ્યામાં કે રોજે રોજ યોજાતી સ્ટાફ અને કોર્પોરેટ મિટિંગ્સ બિનજરૂરી લાંબી અને બકવાસ હોવાની સાથે સાથે વર્ષે દહાડે આસરે 10 કરોડ ડોલરનો ખર્ચ કરાવનારી પૂરવાર થઇ રહી છે. ફળશ્રુતિ ઝીરો અને બોસને સાંભળનારા (શ્રોતાઓ)ઓ મિટિંગમાં ક્યાં તો બગાસા ખાતા હોય છે અથવા તો ખાનગીમાં ગૂસપૂસ જ કરતાં હોય છે. ઘણી વાર તો બોસ એટલી લાંબી ખેંચે રાખે કે અડધો દિવસ માત્ર અને માત્ર મિટિંગમાં જ વિતી જાય પછી કામની ક્વોલિટી મુદ્દે જે રસ્સા ખેંચ થાય તેના કારણે ઓફીસનું વાતાવરણ બગડતું હોવાનું મોટાભાગના કર્મચારીઓ અને અધિકારીઓ કબૂલે છે. જે મિટિંગ 30 મિનિટમાં પૂરી થવી જોઇએ તેની પાછળ 3 કલાકનો સમય બગાડાતો હોય છે.

તાજેતરમાં બ્લૂમબર્ગમાં છપાયેલા એક સર્વે અનુસાર કુલ મિટિંગ્સ પૈકી ત્રીજા ભાગની મિટિંગ્સની કોઇ જરૂર જ હોતી નથી.

કોવિડ-19 ક્રાઇસિસ દરમિયાન મોટાભાગની કંપનીઓએ વર્ક ફ્રોમ હોમ કન્સેપ્ટની સાથે સાથે મેરેથોન મિટિંગ્સનો મારો ચાલુ રાખ્યો હતો. એટલુંજ નહિં મિટિંગ્સનો સમય ત્રણ ગણો વધી ગયો હોવાનું માઇક્રોસોફ્ટ કોર્પના ડેટા જણાવે છે. પરંતુ હવે કેટલીક કંપનીઓ સમય અને નાણાની બરબાદી અંગે જાગૃત થઇ ગઇ છે.

નિષ્ણાતો અને કોર્પોરેટ્સ માને છે મિટિંગ્સ થવી જોઇએ પરંતુ તે માટે કેટલીક બાબતો ઉપર ફોકસ કરવાની ખાસ જરૂર છે. તેના માટે ચેકલિસ્ટ્સ તૈયાર કરવાની જરૂર હોય છે.

મિટિંગ પૂર્વે કેવી હોવી જોઇએ તૈયારી

મિટિંગનો એજન્ડા તૈયાર કરીને મિટિંગમાં ભાગ લેનારા કર્મચારીઓને તૈયારી માટે મોકલી આપવો જોઇએ.
એજન્ડાને ધ્યાનમાં રાખીને મિટિંગનો ટાઇમ ટાઇટ રીતે ફિક્સ કરી મિટિંગ પૂર્ણ કરો.
સમયસર મિટિંગ શરૂ કરો, લેટ કમર્સ માટે રાહ જોવાનું ટાળો
મિટિંગ દરમિયાન ચા-નાસ્તો કે ભોજન જેવી બાબતોને ટાળો.
એક્શન પ્લાન સાથે મિટિંગ પૂર્ણ કરી પાછળથી લેવાયેલાં પગલાંનો રિવ્યૂ લેતાં રહો.
મિટિંગને જે લિડ કરતાં હોય તેમણે એક શોર્ટ નોટ જાતે તૈયાર કરી બીજાને વાંચવા આપવાના બદલે જાતે જ સમજાવો.
વર્ચ્યુઅલ મિટિંગ માટે પાર્ટિસિપન્ટ્સની સંખ્યા મર્યાદિત રાખો. વ્યક્તિગત મિટિંગમાં પણ સમયમર્યાદા ટૂંકી જ રાખો.
વર્ચ્યુઅલ મિટિંગમાં હાજર પ્રત્યેક વ્યક્તિને નામથી સંબોધન કરી તેમનો અભિપ્રાય લઇ તેમનું ધ્યાન જાળવવા પ્રયાસ કરો.